Днём образования органов загса считается 18 декабря 1917 года, когда ВЦИК и Совнарком РСФСР приняли Декрет «О гражданском браке, детях и о ведении книг актов гражданского состояния». Были созданы и начали функционировать специальные органы — отделы записей браков и рождений. Церковь отделили от выполнения функций по регистрации актов гражданского состояния. Именно тогда часть сохранённых архивов метрических книг передали на хранение созданным отделам.
В скором времени, 16 сентября 1918 года, был принят первый в истории советского права Кодекс законов об актах гражданского состояния, брачном, семейном и опекунском праве. С тех пор рождение, смерть, заключение брака, расторжение брака, перемена имени, установление отцовства, усыновление подлежат регистрации в органах загса.
Регистрация брака, выдача документов о рождении и о смерти — далеко не единственные обязанности работников загса. В каждом отделе имеется свой архив, где хранятся записи актов гражданского состояния. По этим записям можно проследить историю города, района.
На данный момент на хранении в отделе загса Ветковского райисполкома находится 573 книги с записями актов гражданского состояния, ведущихся с 1944 года.
В записях актов о рождении Ветковского бюро загса Управления НКВД за 1944 год большое число детей зарегистрировано без данных об отце. В графе «Звесткі аб бацьках, заняткі (спецыяльнасць, пасада, рэмясло)» в сведениях о матери встречаются такие записи, как «на иждивении людей». Также есть записи, в которых в сведениях об отце указаны «военнослужащий», «погиб».
С марта по 31 декабря 1944 года в Ветке зарегистрировано всего 4 рождения, в 1945-м — 44, в 1946-м — 119, в 1947-м — 71, в 1948 году —119.
Регистрация рождения происходила на основании справки акушерки, но чаще всего на основании свидетельских показаний.
Сразу после войны начали регистрировать браки те, кто уже фактически состоял в брачных отношениях. Так, во многих записях акта о браке в графе «Асобыя адзнакі» имеется запись «фактически проживают вместе» или «фактически живут с такого-то времени», в графе «Ці мае дзяцей» указано количество детей, в графе «Прад’яўленыя дакументы» имеются такие записи: «красноармейская книжка», «военный билет», «удостоверение личности».
С января по декабрь 1944 года в г. Ветке брак заключили 4 пары, в 1945-м — 44, в 1947-м — 95, в 1966-м — 107, в 1979-м — 106, в 2011-м — 93, в 2014 году связали себя узами Гименея 89 пар.
В соответствии со ст. 35′ Кодекса Республики Беларусь о браке и семье в отделе загса в 2013 году зарегистрировано 11 расторжений брака, в 2014 году — 13, произведено 50 и 47 соответственно отметок о расторжении брака на основании решений судов в записи акта о заключении брака.
В период с 1945 по 1951 год в связи со всеобщей паспортизацией населения в загсе значительно возрастает количество дел по восстановлению записей актов о рождении. Так, в 1945-1946 годах восстановлено 422 записи акта о рождении, в 1947 году — 906, в 1948-м — 1428, в 1949-м — 3821, 1950-м — 4586 , в 1951 году — 4412, после чего этот показатель пошёл на спад.
В связи с тем, что книги с записями актов гражданского состояния хранятся в течение 75 лет со дня составления записей актов, отдел имеет специально оборудованное помещение со стеллажами. Записи актов гражданского состояния являются бесспорными доказательствами зафиксированых в них фактов, поэтому специалист отдела систематически проводит визуальную экспертизу этих ценностей. А в случае необходимости — реставрацию книг с записями актов.
К настоящему времени отлажена поисковая система работы записей актов на бумажных носителях; электронный каталог для алфавитного поиска записей акта по фамилии, имени, отчеству. Он позволяет оперативно рассматривать обращения, запросы, в том числе и в сфере оказания международной правовой помощи по истребованию и пересылке документов о регистрации актов гражданского состояния с государствами-членами СНГ, странами Балтии и дальнего зарубежья.
С 26 июля 2005 года в отделе загса Ветковского райисполкома все записи актов гражданского состояния сохраняются не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Ежемесячно составляется около 80 записей актов, выдаётся и высылается до 400 документов (справок, извещений, свидетельств, в том числе повторных), подтверждающих регистрацию актов гражданского состояния.
Приоритетным в работе отдела является стремление разрешить проблемные вопросы, даже при отсутствии конкретных сведений, позволяющих вести необходимые поиски. Основополагающий принцип нашей деятельности — это предельное внимание ко всем поступающим запросам, заявлениям, обращениям граждан.
С каждым годом увеличивается количество обращений с просьбой помочь восстановить точную дату рождения или смерти в отношении умерших родственников для замены или установки памятников, узнать их национальность, а порой установить сведения о родственниках, которые необходимы для решения жизненно важных вопросов.
Значительный объём занимает работа по внесению дополнений, изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния (около 70 дел в год), а также по производству в них различного рода отметок (до 40 каждый месяц). Соответствующие документы поступают ежедневно из других отделов загса Республики Беларусь, общегражданских судов, компетентных органов государств-членов СНГ, стран Балтии и дальнего зарубежья. При их исполнении особое внимание необходимо обращать на соблюдение законности, полноту и правильность в оформлении.
Архивы органов загса — это ценный источник получения информации о различных сторонах жизни как общества, так и отдельно взятого человека. Развитие же информационных технологий увеличивает потенциальные возможности архивирования, расширяет доступ к получению и распространению информации.
